Les organisations n'ont pas d'obligation légale concernant le remboursement de ces frais.
L'exercice du volontariat n'implique pas de facto l'octroi d'un défraiement.
Cette décision leur appartient. Si elles le font :

• deux systèmes de remboursement s'offrent à elles ;
• elles devront en aviser leurs volontaires dans l'information à leur transmettre légalement selon l'article 4 de la loi.

Les deux systèmes sont :

• Le remboursement intégral des frais réels sur base de pièces justificatives comptabilisées par l'organisation et preuves de paiement. Dans ce cas : pas de limite imposée - pas de cotisations sociales à payer - pas de déclarations à l'impôt des personnes physiques, ni comme revenu, ni comme frais réels.
• Le remboursement par indemnités forfaitaires en fonction du nombre de jours de prestation du volontaire. Deux plafonds limites sons imposés légalement : sur base journalière et annuelle.
  Pour 2012 : plafond journalier : 31,44 euros-plafond annuel : 1.257,51 euros.
  Ces montants se rapportent à la totalité des activités de volontariat prestées par une personne pendant une année calendrier dans une ou plusieurs organisations.
  Si ces 2 limites sont respectées : pas de cotisations sociales à payer - pas de déclaration à l'impôt des personnes physiques, ni comme revenu, ni comme frais réels.

Important

Le dépassement de l'un de ces deux plafonds fait perdre la qualité de volontaire : toutes les indemnités forfaitaires versées à un volontaire pour l'année considérée deviennent revenus imposables, SAUF à prouver au moyen de documents que le dépassement couvre effectivement des frais incombant à l'organisation.
Cumul d'indemnités forfaitaires allouées par plusieurs organisation : le total des ces indemnités NE PEUT jamais excéder lesdits plafonds.

Question : les deux systèmes peuvent- ils coexister au sein d'une organisation ?
Réponse : OUI entre volontaires de cette organisation

Nature des frais de volontariat

Il s'agit de frais personnels et non de frais d'association que le volontaire supporte dans le cadre de son activité de volontariat.
Ces frais sont :

• les frais de déplacement effectué avec son véhicule propre (voiture, vélo) ou au moyen d'un transport public (train, tram, bus), entre son domicile et le siège de son organisation ou autre lieu d'où ses activités sont organisées par elle ou autre trajet vers un endroit où le volontaire doit se rendre (journée de formation, conférence, etc.)
• les frais de séjour (boisson, repas), si l'activité se déroule pendant des heures de repas
• des menus frais d'ordre administratif pour travaux effectués à domicile pour compte de l'organisation (téléphone, usage d'un fax, d'un PC, etc.).

Remboursement des frais de déplacement

Système des frais réels :

• en transports publics : avec justificatif
• avec véhicule personnel :… kms. parcourus x indemnité kilométrique octroyée par l'organisation et ne pouvant pas dépasser les plafonds maximums réglementairement autorisés :
  
  • en voiture, moto, motocyclette
    Période du 1er juillet 2010 au 30 juin 2011 : 0,3178 € /km
    Période du 1er juillet 2011 au 30 juin 2012 : 0,3352 €/km
  • en vélo : 0 ,21 € à partir du 1er janvier 2011 
    Pas de limitation kilométrique pour l'année.

Remboursement des frais de déplacement dans le système des indemnités forfaitaires
La loi du 29 mai 2009 autorise le remboursement des frais de transport en cas de mission pour compte de l'organisation jusqu'à maximum 2000 kms réellement parcourus, par an, par volontaire.
Les frais « hors mission » sont couverts par l'indemnité forfaitaire.

A/ Déplacements en voiture, moto, motocyclette, vélo.

Montant indemnisé par an :
Nombre de kms parcourus (maximum 2.000 kms) x indemnité km. octroyée par l'organisation et ne pouvant dépasser les plafonds réglementairement autorisés.

B/ Déplacements en transport public

Les frais sont remboursés sur base des justificatifs (billets, tickets,…)
Le maximum autorisé n'étant plus fonction du kilométrage parcouru, il est converti en un montant basé sur la valeur de l'indemnité retenue par l'organisation.

Calcul de la contre-valeur sur l'année :

1. Base :'indemnité kilométrique est celle des plafonds autorisés : 
   Données du calcul : indemnité km. du 1er semestre de l'année = x euros
   indemnité km. du 2e semestre de l'année = y euros
   Formule : 2.000 (km) x (x +y)/2 = …..euros
2. Base : indemnité kilométrique de l'organisation (I) inférieure aux plafonds maximums
   autorisés et est maintenue toute l'année :
   Formule : 2.000 (km) x I = …..euros

Recommandations :

Enregistrement des déplacements

Pour les organisations : tenir l'enregistrement des déplacements des volontaires : parcours, kilométrage, indemnisation versée.

Panachage des différents modes de transport

Il faut s'en tenir aux règles édictées pour les deux sortes de déplacements 1° et2°.

Dépassement des 2.000 kms indemnisé

Le bénéficiaire des indemnités perd sa qualité de volontaire. Les indemnités seront considérées comme revenus imposables.

Cas du remboursement des frais des volontaires à l'étranger 

Ce qui suit ne concerne pas les volontaires rétribués et coopérant à l'étranger.

Toute personne répondant aux dispositions de la loi, notamment en ce qui concerne son champ d'application (art. 2 alinéa 1er) et les critères définissant le volontariat (art. 3) est volontaire au sens de cette loi.

Dès lors, seul le prescrit en matière de remboursement de ses frais s'applique selon cette loi.

C'est ainsi que le remboursement de ses frais réels (exemples : frais de transport, de logement et autres) à l'aide de factures ne peut être combiné avec le remboursement additionnel de frais de séjour basés sur un forfait journalier (per diem) : le « panachage » des deux systèmes de remboursement est interdit par le législateur.

Conclusion pratique :

L'organisation doit opter pour la formule de remboursement intégral des frais réels du volontaire, en ce compris des frais de séjour non attestables par documents justificatifs. Ceux-ci devront faire l'objet d'un relevé des frais complémentaires repris sur un formulaire « note de frais » ad hoc de l'organisation.