Les textes en italique sont des commentaires introductifs au sujet traité ou à des propositions d'option de textes de la note d'information.
Préambule (au choix de l'organisation)
Exemple : La note d'information qui vous est adressée a pour but de vous présenter notre association et de vous informer des dispositions qu'elle a prise à l'égard de ses volontaires.

 

NOTRE ORGANISATION (OU NOTRE ASSOCIATION) 

Dénomination : …………………………………………………………………
Sigle : …………………………………………………………………………
Adresse : ………………………………………………………………………
N° Tél. : …………………………………… Fax : …………………………
Adresse électronique :…………………………………………………………..
Site Internet : ……………………………………………………………………

Son statut juridique :
Le statut juridique à mentionner résulte de la sélection suivante résultant de la définition légale de l'organisation suivant l'article 3,3° de la loi :

    Association sans but lucratif (ASBL)
    Association internationale sans but lucratif (AISBL)
    Fondation privée
    Fondation / organisme d'intérêt public
    Association de fait
    Société à finalité sociale
    Commune, CPAS, ASBL communale
    Intercommunale : privée ou mixte
    Notre organisation est ……………………..fondée le …………………………….
    + Autre information souhaitée ………………………………………………………
     Sa finalité sociale :
    Notre organisation a (ou a notamment) comme but/objet social (selon vos statuts) :
    ………………………………………………………………………………………
    ………………………………………………………………………………………
    Identité du (ou des) responsable(s) de l'organisation
    A désigner par l'organisation, soit issu(s) de son conseil d'administration ou la (les) personne(s) selon les pouvoirs qui lui (leur) ont été délégués.
    Selon les cas, l'organisation optera, par exemple, sur les propositions suivantes  :
    Personne en charge de la gestion du groupe des volontaires au sein de l'organisation :
    Nom ……………………. Fonction …………………………….
    Personne(s) à contacter :

        Pour information complémentaire sur le contenu de notre note d'information :
        Nom…………………….. Fonction ………………………….
        En cas d'accident :
        Nom ……………………..Fonction ………………………….
        Se rapportant à votre activité de volontaire :
        Nom……………………. Fonction ………………………….
        Etc ………………………………………………………………………………
        …………………………………………………………………………………..
     
    ASSURANCES

    La loi oblige les organisations à souscrire à une assurance civile extracontractuelle de volontariat. Elle couvre les dommages causés aux tiers par le volontaire en cas de faute légère (sont exclus les cas de dol, faute grave et fautes légères répétitives). L'arrêté d'exécution du 19/12/2006 détermine les conditions minimales de couverture d'assurance. L'arrêté d'exécution du 21/12/2006 détermine les conditions et modalités de souscription à une assurance collective couvrant la responsabilité civile contractuelle des organisations ayant des volontaires. Une demande d'adhésion à ce type d'assurance doit se faire sur base d'un formulaire type auprès des entreprises d'assurance suivantes: Dexia Assurances - Ethias - Fidea N.V. - Fortis Insurance Belgium - KBC Verzekeringen - P&V Assurances.
    Notre organisation a contracté l' (les) assurance(s) suivante(s) :
    Responsabilité civile extracontractuelle
    •  Responsabilité civile liée au volontariat, à l'exclusion de la responsabilité contractuelle de l'organisation et du volontaire.
    Compagnie d'assurance : …………………………………………
    Numéro de la police : ……………………………………………

    Cette assurance couvre la responsabilité civile extracontractuelle de nos volontaires pour les dommages occasionnés à notre organisation (à préciser) ou à tiers durant leurs prestations, résultant d'une faute légère (ou autre "faute", si couverte).
    Une association de fait n'ayant pas souscrit à ce type d'assurance doit en informer ses volontaires.
    Autres assurances
  -  Risques couverts : (exemple)
    Dommages corporels subis par le volontaire lors d'un accident
    dans l'exercice de son volontariat ou au cours des déplacements effectués dans le cadre de celui-ci.
    Compagnie d'assurance : …………………………………………..
    Numéro de la police : ………………………………………………
 -   Risques couverts : protection juridique pour les risques précités
    Compagnie : ………………………………………………………..
    Numéro de la police : ………………………………………………

 -   Assurance omnium mission lorsque le volontaire conduit son véhicule pour compte de l' organisation (à préciser)
     
    REMBOURSEMENT DES FRAIS DES VOLONTAIRES

    Le remboursement des frais des volontaires n'est pas obligatoire dans le chef des organisations. L'exercice d'une activité volontaire n'implique pas, de facto, le défraiement d'une indemnité journalière.

    A lire sur notre site : le chapitre relatif aux deux systèmes autorisés :
    - Remboursement intégral des frais réels des volontaires
    - Remboursement sous forme d'indemnités forfaitaires par journée de prestation.
    Attention : - les deux systèmes peuvent coexister au sein de l'organisation
    •  il est interdit qu'un volontaire bénéficie des 2 systèmes pour le remboursement de ses frais : pas de mixage ou « panachage »
    Selon le cas, l'organisation optera pour le texte suivant :
    - L'organisation ne prévoit aucun remboursement des frais du volontaire
    dans l'exercice de ses activités.
    - L'organisation s'engage à rembourser à ses volontaires ses frais réels concernant :
    Exemples :
    •  ses déplacements de son domicile au siège de l'organisation
    (ou autre lieu désigné par l'organisation)
    par (mode de transport : tram, bus, métro, train, voiture)
    •  ses frais de collation (si les activités se déroulent pendant des périodes de repos)
    •  ses autre frais : à préciser .
    Exemple : frais administratifs à domicile (téléphone, usage d'un PC, etc … )
    Ces frais seront remboursés sur base d'un justificatif de dépenses
    (factures, tickets de transport public, tickets de caisse,…) et preuve de paiement.
    - L'organisation indemnise forfaitairement les volontaires par journée de prestation :
    un forfait journalier de …….. euros lui sera versé.
    - L'organisation a opté pour l'application des deux systèmes de remboursement
    des frais réels et celui du remboursement par indemnités forfaitaires
    et ce selon sa décision,
    compte tenu de la nature des activités de volontariat ou de circonstances qui promeuvent ce choix ou autre commentaire.
    SECRET PROFESSIONNEL
    L'organisation décide si le respect du secret professionnel s'impose par la possibilité qu'auraient les volontaires de secrets auxquels s'appliquent l'article 458 du code pénal.
    Cet article s'énonce comme suit : « Les médecins, chirurgiens, officiers de santé, pharmaciens, sages-femmes et toutes autres personnes dépositaires par état ou par profession, des secrets qu'on lui confie, qui hors le cas où ils sont appelés à rendre témoignage en justice oblige à faire connaître ces secrets, les auront révélés, seront punis d'un emprisonnement de huit jours à six mois et d'une amende de cent à cinq cents euros »
     
Dans l'exercice de ses activités, le volontaire est tenu au secret professionnel et à un devoir de discrétion.
Autre formulation :
Dans l'exercice de ses activités, le volontaire est tenu au secret professionnel visé à l'article 458 du code pénal.
Autre formulation :
Dans l'exercice de ses activités, le volontaire est tenu au secret professionnel visé à l'article 458 du code pénal qui s'énonce comme suit :
 « Les médecins, chirurgiens, officiers de santé, pharmaciens, sages-femmes et toutes autres personnes dépositaires par état ou par profession, des secrets qu'on lui confie, qui hors le cas où ils sont appelés à rendre témoignage en justice oblige à faire connaître ces secrets, les auront révélés, seront punis d'un emprisonnement de huit jours à six mois et d'une amende de cent à cinq cents euros »

AUTRES INFORMATIONS

    L'organisation est libre d'informer ses volontaires sur d'autres considérations tenant à l'exercice correct de leur activité, sans revêtir toutefois un caractère de contrainte contractuelle.
    Ainsi fait à :………………………….., le …………………………………………….
    L'organisation,
    (nom du signataire et sa fonction)